Prowadzenie dokumentacji w poradniach psychologiczno-pedagogicznych – konieczność zabezpieczenia danych osobowych

9

Prezes UODO wystąpił do Ministra Edukacji i Nauki o rozważenie kompleksowego uregulowania w przepisach prawa kwestii związanych z prowadzeniem dokumentacji przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne.

Urząd Ochrony Danych Osobowych dostrzegając od wielu lat lukę prawną w dostosowaniu regulacji dotyczących działalności poradni psychologiczno-pedagogicznych do przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) wystąpił do Ministra Edukacji i Nauki o systemowe zmiany w przepisach prawa. Obecnie Prawo oświatowe oraz akty wykonawcze do tej ustawy zapewniają jedynie fragmentaryczną ochronę danych osobowych zawartych w dokumentacji prowadzonej przez poradnie.

W celu udzielenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej poradnie przetwarzają dane osobowe zarówno uczniów i ich rodziców, jak i nauczycieli czy psychologów udzielających pomocy. W prowadzonej dokumentacji są zebrane dane  zwykłe w postaci imienia i nazwiska, adresu zamieszkania,  a także szczególne kategorie danych osobowych. Te drugie to informacje m.in. o stanie zdrowia, ujawniające przekonania religijne czy światopoglądowe, a więc informacje wymagające szczególnej ochrony. Zdaniem UODO dokumentacja prowadzona przez poradnie, niezależnie od tego, czy jest w formie papierowej, czy elektronicznej, powinna być chroniona przy zapewnieniu wysokich standardów bezpieczeństwa.

Aktualne problemy

Obecne przepisy nie zapewniają kompleksowego uregulowania zasad działania tego typu poradni. Ponadto nie regulują procesów związanych z przetwarzaniem danych zawartych w dokumentacji, a są to m.in.: kwestie związane ze źródłami pozyskania danych osobowych, prowadzenia dokumentacji, zakresem informacji, jaki jest w niej gromadzony,. Dodatkowo nie są uregulowane kwestie związane z dostępem podmiotów do danych zawartych w tych dokumentach. Kluczowym problemem jest brak podstawy prawnej do udostępniania zawartych w niej danych innym podmiotom.

Ocena skutków dla ochrony danych osobowych

UODO w wystąpieniu skierowanym do Ministra Edukacji i Nauki podkreślił, że przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentacji wytwarzanej przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne powinno zostać głęboko przeanalizowane z punktu widzenia zgodności z zasadami określonymi w RODO. Analiza taka przynosi realne korzyści, ponieważ pozwala projektodawcom dostrzec procesy, które powinny ulec zmianie. Zawsze należy pamiętać, aby odpowiednio wyważyć procesy związane z przetwarzaniem danych osobowych z prywatnością osób, których dane dotyczą. Zaprojektowanie ochrony danych osobowych a często także dokonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych pozwoli podczas tworzenia prawa ocenić, czy występują luki lub niespójności z obecnie obowiązującymi przepisami.

Zgodność z zasadami RODO

Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami przyjętymi w RODO. Dane osobowe muszą być przede wszystkim przetwarzane zgodnie z prawem  (zasada legalizmu). Obecnie, jeśli chodzi o przetwarzanie danych w dokumentacji prowadzonej przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne, zauważano brak podstawy prawnej do udostępniania zawartych w niej danych innym podmiotom. Zdaniem UODO, należy rozważyć objęcie takiej dokumentacji prawnie chronioną tajemnicą, podobnie jak w przypadku dokumentacji medycznej, m.in. ze względu na  przetwarzane w niej zróżnicowanych danych, jakimi są także dane szczególnej kategorii.

Organ nadzorczy zwrócił także uwagę, że obecne regulacje w postaci rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych stanowią iż wniosek o wydanie opinii lub orzeczenia przez poradnie zawiera oświadczenie wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Biorąc pod uwagę status podmiotów (podmioty publiczne i niepubliczne realizujące zadania publiczne), jak również charakter realizowanych przez nich zadań jako administratorów danych, to podstawy przetwarzania przez nich szczególnej kategorii danych osobowych powinny wynikać z przepisów ustawy zapewniających odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych,  a nie być  kształtowane wyłącznie w oparciu o zgodę, o której mowa w  art. 9 ust. 2 lit. a)  rozporządzenia 2016/679, która w każdym momencie może być wycofana, a jej wycofanie niesie określone konsekwencje prawne.

Problem braku kompleksowych regulacji procesów związanych z przetwarzaniem danych zawartych w dokumentacji prowadzonej przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne był sygnalizowany wielokrotnie jeszcze przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Przegląd dotychczasowych reguł towarzyszących przetwarzaniu danych przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne i przyjęcie nowych rozwiązań prawnych w tym obszarze z pewnością przyczyni się do wsparcia funkcjonowania poradni oraz podniesienia standardów ochrony danych osobowych. Przede wszystkim jednak wzmocni prawa osób, którym taka pomoc jest udzielana.

UODO

Treść tylko dla zalogowanych Użytkowników!
Poprzedni artykułSeriale komediowe na jesienne wieczory dostępne na Netflix
Następny artykułZnamy dużych podatników CIT za 2020 r.