„Ile lat należy przechowywać dokumenty, które wysyłane są do ZUS-u (Płatnik), a ile lat trzeba przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne?”
Ze względu na różny charakter dokumentów interesujących Czytelnika obowiązują inne zasady i terminy przechowywania dokumentów.
Dokumenty ZUS
Odnośnie dokumentów ZUS zauważyć należy, iż przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Ze względu na okres przechowywania wyodrębnia się trzy rodzaje dokumentów. Są to dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze.
Dokumenty zgłoszeniowe potwierdzają obowiązek zarejestrowania się w ZUS przez dany podmiot po rozpoczęciu działalności. Rejestracja następuje po wypełnieniu i dostarczeniu do ZUS właściwych dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Przepisy wprost nie określają terminu, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Uznaje się, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Płatnik składek ma obowiązek udostępnić m.in. na żądanie inspektora kontroli ZUS dokument rejestrujący go w ZUS jako płatnika składek.
W przypadku dokumentów rozliczeniowych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać je przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Chodzi tutaj o przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty. Przez okres 10 lat płatnik powinien przechowywać, zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie.
