Jak odliczyć składki ZUS przy rozliczaniu podatku

Jako przedsiębiorca musisz płacić składki za siebie oraz za zatrudnianych pracowników. Możesz je odliczyć przy rozliczeniu podatku dochodowego i obniżyć w ten sposób kwotę daniny. Masz prawo odliczyć:

• składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• składki na fundusze pozaubezpieczeniowe: Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Sposób odliczenia zależy między innymi od rodzaju składki i wybranej przez ciebie formy opodatkowania.

Możliwe są trzy różne sposoby rozliczenia składek: wliczenie w koszty uzyskania przychodu, odliczenie od podstawy opodatkowania lub odliczenie od podatku.

Tabela: Zasady rozliczania przez przedsiębiorców składek na własne ubezpieczenia

*Odliczenie od podatku w kwocie nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru składki.

Aby prawidłowo odliczyć wysokość składek, trzeba mieć dokument potwierdzający ich zapłatę. Może to być na przykład dowód wpłaty, przelewu, wyciąg bankowy czy też zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o kwocie zapłaconych składek.

Podatek według skali i liniowy – jak odliczyć własne składki społeczne

Jeśli płacisz podatek według skali (17% i 32%) albo liniowy (19%), masz dwie możliwości odliczenia składek na własne ubezpieczenie społeczne:

• odliczenie od dochodu
• jako koszty uzyskania przychodów.

Pamiętaj! W obu przypadkach możesz odliczyć tylko składki faktycznie opłacone. Nie można odliczyć składki należnej, ale faktycznie niezapłaconej.

Składki odliczasz przy kalkulowaniu comiesięcznych zaliczek na podatek. Możesz też odliczyć składki zapłacone w poprzednich miesiącach roku, których wcześniej nie odliczyłeś ze względu na zbyt niskie dochody.

W wielu przypadkach bardziej opłacalne jest zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodu, zwłaszcza gdy masz niski dochód lub ponosisz straty.

Jeśli odliczasz składki od dochodu, możesz je odliczyć tylko do wysokości dochodu. Jeśli dochód za dany rok okaże się niższy niż kwota składek, odliczyć można tylko część. Reszty nieodliczonych składek nie będziesz już mógł odliczyć w następnym roku. To dlatego, że różnica pomiędzy osiągniętym dochodem i zapłaconymi składkami nie stanowi straty. Strata powstaje bowiem wyłącznie w sytuacji, gdy koszty przekraczają sumę przychodów.

Inaczej będzie, gdy zaliczasz składki do kosztów. Jeśli zapłacone składki będą wyższe od przychodów, powstałą stratę możesz odliczyć od dochodu w następnych pięciu latach podatkowych.

Przykład

Pani Iwona w 2020 roku zapłaciła łącznie 11 907,6 zł składek na własne ubezpieczenie społeczne. Zalicza te składki do kosztów podatkowych. W 2020 roku jej przychody wyniosły 50 000 zł, a koszty 70 000 zł. To oznacza, że poniosła 20 000 zł straty (nadwyżki kosztów nad przychodami) z prowadzonej działalności gospodarczej, którą powiększyła o nieodliczoną kwotę składek. W sumie strata wyniosła więc 31 907,6 zł (20 000 zł + 11 907,6 zł składek). Stratę będzie mogła odliczyć w ciągu pięciu kolejnych lat (jeśli uzyska dochód). Gdyby odliczała składki od dochodu, po zakończeniu 2020 roku nie mogłaby już ich odliczyć.

Odliczeniu podlegają tylko składki zapłacone w danym roku podatkowym:

• jeśli nie zapłacisz składek w danym roku, nie możesz ich uwzględnić w rozliczeniu za ten roK
• jeśli zaległe składki zapłacisz w następnym roku, odliczysz je w tym roku, w którym zostały faktycznie opłacone.

Przykład

Pan Marcin nie zapłacił składek ZUS za trzy miesiące 2020 roku. Nie może ich więc odliczyć w 2020 roku. Jeśli zapłaci składki w 2021 roku, będzie mógł je wówczas odliczyć.

Składki za grudzień 2020 roku opłacone w styczniu 2021 roku będą podlegać odliczeniu w zeznaniu za 2021 rok.

Podatek według skali i liniowy – jak odliczyć własne składki zdrowotne

Składki na własne ubezpieczenie zdrowotne, inaczej niż społeczne, odejmujesz od podatku – tylko do wysokości podatku. Składki odliczasz przy kalkulowaniu comiesięcznych zaliczek.

Uwaga! Składki na ubezpieczenie zdrowotne nie możesz odliczyć w całości. Od podatku można odjąć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

W 2020 roku składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 362,34 zł miesięcznie. To 9% podstawy wymiaru, czyli kwoty 4026 zł. Jednak od podatku możesz odliczyć 7,75% podstawy wymiaru, czyli 312,02 zł miesięcznie.

Jeśli w danym miesiącu masz zbyt niski dochód (i tym samym zbyt niski podatek), żeby odliczyć składkę zdrowotną, możesz to zrobić w kolejnych miesiącach roku. W ten sposób przenosisz niewykorzystaną część składki.

Jeśli jednak w kolejnych miesiącach także nie masz od czego odliczyć składek, to pozostaną one nierozliczone. Składki na ubezpieczenie zdrowotne możesz odliczyć tylko w tym roku, w którym zostały zapłacone.

Możesz natomiast odliczyć składki, jeśli poza działalnością gospodarczą masz inne źródła dochodu, na przykład etat. Wówczas zapłacone, ale nierozliczone składki zdrowotne możesz odliczyć przy obliczaniu podatku dochodowego z innego źródła.

Przykład

Pan Stanisław od 1 stycznia do 31 maja 2020 roku prowadził działalność gospodarczą. W tym czasie zapłacił łącznie 1811,7 zł składek (5 x 362,34 zł miesięcznie), w tym 1560,1 zł podlegające odliczeniu od podatku dochodowego. Z tytułu działalności gospodarczej poniósł stratę. Nie płaci więc podatku dochodowego i nie ma od czego odliczyć składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Jednocześnie pan Stanisław był w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2020 roku zatrudniony na umowę o pracę w firmie A, z wynagrodzeniem zasadniczym 3000 zł miesięcznie. Innych dochodów w 2020 roku nie uzyskiwał. Pracodawca jako płatnik potrącił z wynagrodzenia i przekazał do ZUS w ciągu okresu jego zatrudnienia składki na ubezpieczenie zdrowotne w łącznej kwocie 1 397,52 zł (6 x 232,92 zł miesięcznie), w tym podlegające odliczeniu od podatku dochodowego 1 203,42 zł.

Należny podatek dochodowy za 2020 rok z umowy o pracę w firmie A, przed odliczeniem składki zdrowotnej, wyniósł 2 122,2 zł. Łącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku za 2020 rok, zapłacona przez pana Stanisława z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej i pracy na etacie, wyniosła 2 763,52 zł (1560,1 zł + 1 203,42 zł).

Składki można odliczyć do wysokości podatku. Jeśli ich suma przewyższa kwotę podatku, nadwyżka pozostaje nieodliczona. Nie można jej odliczyć od podatku w następnym roku.

Przedsiębiorca rozliczający się według skali (stawek 17% i 32%) może rozliczyć się wspólnie z małżonkiem. W takim przypadku jego składki zdrowotne mogą zostać odliczone od wspólnego podatku.

Ryczałt i karta podatkowa – jak odliczyć własne składki społeczne

Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi przychód. Nie można od niego odliczyć kosztów uzyskania przychodu. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, składki na własne ubezpieczenia społeczne możesz odliczyć wyłącznie od przychodu, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania.

W ciągu roku, przy rozliczeniach miesięcznych, możesz odliczyć od przychodu nie tylko składki zapłacone w danym miesiącu, lecz także składki zapłacone w poprzednich miesiącach danego roku, jeżeli wcześniej nie miałeś możliwości ich odliczenia z powodu zbyt niskich przychodów.

Jeśli w ciągu całego roku suma zapłaconych składek przewyższa uzyskane przychody, nadwyżka ta przepada i nie będzie możliwe pomniejszenie przychodów w następnym roku podatkowym.

Jeśli rozliczasz się na podstawie karty podatkowej, nie możesz odliczyć składek na własne ubezpieczenie społeczne. To dlatego, że płacisz podatek niezależnie od uzyskiwanych przychodów. Wysokość karty jest wyznaczona w decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Składki na ubezpieczenia społeczne nie są więc w ogóle rozliczane w tej formie opodatkowania. Inaczej będzie w sytuacji, gdy poza działalnością gospodarczą opodatkowaną kartą masz też inne źródło przychodu.

Ryczałt i karta podatkowa – jak odliczyć własne składki zdrowotne

Własną składkę zdrowotną możesz odliczyć także wówczas, gdy płacisz zryczałtowany podatek – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych albo kartę podatkową. Tak jak przy innych metodach rozliczenia kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Przykład

Pani Helena rozlicza się ryczałtem według stawki 8,5%. W październiku uzyskała 8000 zł przychodu. Od przychodu odliczyła w pierwszej kolejności 992,30 zł składki na ubezpieczenie społeczne. Podstawa opodatkowania wyniosła więc (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 7 008 zł. Ryczałt wyniósł 595,68 zł (7008 zł x 8,5%). Od ryczałtu odjęła składkę na własne ubezpieczenie zdrowotne: 595,68 zł – 312,02 zł = 283,66 zł (284 zł po zaokrągleniu). Tyle podatku zapłaci za październik.

Składki zdrowotne możesz odjąć również od karty podatkowej.

Przykład

Pan Antoni jest rzemieślnikiem, rozlicza się kartą podatkową. Zgodnie z decyzją naczelnika urzędu skarbowego płaci 500 zł karty miesięcznie. Od kwoty podatku odlicza 312,02 zł składki zdrowotnej. W efekcie uiszcza 187,98 zł podatku (500 zł – 312,02 zł)

Po zakończeniu roku podatkowego składasz informację PIT-16A, w której wykazujesz kwotę zapłaconych i odliczonych składek.

Jeśli w trakcie roku nie odliczałeś składek, w PIT-16A w kolumnie „Zapłacona kwota składki” wykaż kwoty faktycznie zapłacone, zaś w kolumnie „Odliczona kwota składki” wpisz „0”. Aby odzyskać nieodliczone składki, złóż do urzędu skarbowego wniosek o stwierdzenie nadpłaty.

Składki na Fundusz Pracy

Przedsiębiorcy, którzy sami za siebie opłacają składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (łącznie 2,45% podstawy wymiaru), mogą uznać te opłaty za koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to tylko tych, którzy rozliczają się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

Przepisy podatkowe dla osób fizycznych nie przewidują możliwości odliczenia składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy od dochodu ani od podatku. Składkę tę możesz wyłącznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. To oznacza, że nie odliczą jej osoby rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym albo kartą podatkową, gdyż w tych podatkach nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów.

Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy jest kosztem podatkowym pod warunkiem jej opłacenia. Nie można odliczyć składki należnej, jeśli nie została faktycznie uregulowana.

Rozliczenie wspólników spółek osobowych i różne źródła przychodu

Jeśli jesteś wspólnikiem spółki osobowej (na przykład jawnej, partnerskiej, komandytowej), płacisz podatek dochodowy proporcjonalnie do udziałów w spółce. To wspólnicy są podatnikami, gdyż spółka nie ma osobowości prawnej.

Wspólnik spółki osobowej, tak jak każdy przedsiębiorca, jest zobowiązany do samodzielnego odprowadzania składek ZUS. Każdy ze wspólników odrębnie zgłasza się do ZUS jako płatnik składek i jako osoba ubezpieczona. Składki opłacone na własne ubezpieczenie społeczne i zdrowotne może odliczyć przy rozliczeniu podatku, w zależności od rodzaju składki i wybranej formy opodatkowania.

Przykład

Pan Piotr jest wspólnikiem spółki jawnej, w której posiada 50% udziałów. Wybrał opodatkowanie stawką liniową 19%. Przychody spółki za 2020 rok wyniosły 200 000 zł, a koszty uzyskania przychodów – 80 000 zł. Pan Piotr wykazuje w zeznaniu rocznym PIT-36L 100 000 zł przychodów i 40 000 zł kosztów, proporcjonalnie do udziałów w spółce. Może odliczyć zapłacone za siebie w 2020 roku składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Jeśli poza prowadzoną działalnością gospodarczą masz przychody z innych źródeł, na przykład z umowy o pracę, emerytury czy najmu prywatnego, możesz odliczyć składki ZUS od dochodu (przychodu) z innych źródeł. Takie rozwiązanie może być przydatne w razie poniesienia straty z działalności gospodarczej. Pamiętaj jednak, że nie możesz rozliczać składek podwójnie.

Przykład

Pani Alicja prowadziła działalność gospodarczą od 1 stycznia do 30 kwietnia 2020 roku. Wybrała rozliczenie według skali podatkowej, jednak poniosła stratę i nie zapłaci podatku. Z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej opłacała co miesiąc składki ZUS. Ze względu na stratę nie może odliczyć tych składek od dochodu z działalności gospodarczej. W 2020 roku pani Alicja uzyskała też dochody z pracy na etacie. W PIT-36 za 2020 rok od dochodu z pracy może odliczyć składki opłacone z tytułu działalności gospodarczej.

Składki na ubezpieczenia pracowników

Jeśli zatrudniasz pracowników jako płatnik masz obowiązek pobierać, obliczać i odprowadzać składki na: ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Przy rozliczeniu podatku odliczysz tylko te składki, które sfinansowałeś w całości lub w części z własnych środków. Są one dla ciebie kosztem uzyskania przychodów. Nie możesz odliczyć części opłaconej przez pracownika.

Do kosztów uzyskania przychodów możesz zaliczyć składki sfinansowane za pracownika (ze środków pracodawcy):

• emerytalną – 9,76% podstawy wymiaru (cała składka wynosi 19,52%, a pozostałe 9,76% finansuje pracownik)
• rentową – 6,50% podstawy wymiaru (cała składka wynosi 8 %, a pozostałe 1,5% finansuje pracownik)
• wypadkową – od 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru (cała składka)
• na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45% podstawy wymiaru (cała składka)
• na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10% podstawy wymiaru (cała składka).

Podstawą wymiaru składek jest przychód uzyskany przez pracownika.

Uwaga! Składki ZUS za pracowników odliczą przedsiębiorcy, którzy rozliczają się według skali lub stawki liniowej. Nie mogą ich odliczyć przedsiębiorcy płacący ryczałt i kartę podatkową, ponieważ w tych formach opodatkowania nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów.

Składki ZUS w części sfinansowanej przez pracodawcę mogą być kosztem podatkowym w miesiącu, za który wypłacasz wynagrodzenie. Jednak warunkiem jest opłacenie ich do ZUS do 15. dnia następnego miesiąca. W przypadku niedotrzymania terminu koszty te podlegają odliczeniu w miesiącu, w którym zostaną opłacone.

Przykład

Pan Michał przyjął w swojej firmie system, zgodnie z którym wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca. Przepisy wymagają, aby składki ZUS za pracowników płacił do 15. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za czerwiec wypłacił 10 lipca. Składki ZUS za pracownika zapłacił 14 lipca. Zarówno wynagrodzenie, jak i składki ZUS będą kosztem podatkowym czerwca.

Gdyby wynagrodzenie wypłacił 10 lipca, a składki od tych wynagrodzeń 15 sierpnia, to wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów czerwca, a opłacone składki do kosztów sierpnia.

Pracodawca nie odlicza składek zdrowotnych pracownika. Nie są dla niego kosztem uzyskania przychodu, ponieważ są finansowane przez pracownika. Przedsiębiorca występuje tu w roli płatnika, czyli pobiera składki z wynagrodzenia pracownika i przekazuje do ZUS.

źrodło: www.biznes.gov.pl