Od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek ma obowiązek posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Jeśli płatnik do końca 2022 r. nie założył samodzielnie konta na PUE ZUS lub nie upoważnił nikogo do profilu płatnika, ZUS utworzył mu profil techniczny. Profil ten wymaga aktywacji przez płatnika. Płatnicy składek, którzy rozpoczęli działalność w 2023 r. muszą samodzielnie założyć profil lub aktywować profil utworzony przez ZUS, jeśli sami go nie założyli.
Jak aktywować konto na PUE ZUS, które utworzył ZUS
Aby móc się zalogować na swoje konto płatnika na PUE ZUS, trzeba uzyskać dane do logowania – login PUE oraz jednorazowe hasło. Taką informację można uzyskać podczas wizyty w placówce ZUS lub podczas e-wizyty (po potwierdzeniu swojej tożsamości). Następnie trzeba się zalogować do PUE ZUS, uzupełnić brakujące dane i ustawić nowe hasło.
Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej – musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi albo pracownikowi biura rachunkowego. Aby upoważnić taką osobę do profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL. Osoba upoważniona powinna mieć wcześniej założone swoje konto na PUE ZUS.
Konto na PUE ZUS dla płatników składek, którzy rozpoczęli działalność w 2023 r.
Osoba, która stanie się płatnikiem składek po 1 stycznia 2023 r., powinna samodzielnie zarejestrować swoje konto na PUE ZUS lub kogoś do niego upoważnić. Jeśli płatnik składek w ciągu 14 dni od daty powstania obowiązku opłacanie składek nie założy samodzielnie konta na PUE ZUS ani nikogo nie upoważni, ZUS – zgodnie z przepisami – zrobi to za niego. W takim przypadku trzeba dokończyć proces rejestracji – na zasadach opisanych w części: Jak aktywować konto na PUE ZUS, które utworzył ZUS.
Jak samodzielnie założyć profil na PUE ZUS
Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej.
Płatnik składek – osoba fizyczna może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).
Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.
Aby samodzielnie założyć profil na PUE ZUS trzeba:
- wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony).
- wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, trzeba wpisać NIP.
- wybrać sposób rejestracji:
- Przy rejestracji za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
- Przy rejestracji za pomocą formularza rejestracji (przycisk [DO REJESTRACJI]), trzeba wypełnić wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji trzeba też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.
Jak płatnik – osoba fizyczna – może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS
Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.
Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem PUE, profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jak płatnik – osoba prawna – może upoważnić inną osobę do profilu płatnika na PUE ZUS
Aby upoważnić inną osobę do profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie elektronicznej – przez PUE ZUS na odpowiednim formularzu (PEL) lub w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) – najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL.
Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.
Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli (instrukcja: „Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli” – plik docx 217kb). Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem PUE, profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Dlaczego warto korzystać z PUE ZUS
PUE ZUS pozwala załatwić większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Płatnicy składek mogą składać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik, która jest przeznaczona do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu).
Wszystkich, którzy chcą dowiedzieć się więcej o funkcjach PUE ZUS, zapraszamy do obejrzenia webinarium Praktyczne funkcje PUE dla płatników [PUE ZUS] na kanale ZUS na YouTube. Nasi eksperci opowiadają i pokazują, jak korzystać z profilu płatnika na PUE ZUS.
Gdzie uzyskać pomoc w sprawie założenia lub aktywacji konta na PUE ZUS
- w Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS: 22 560 16 00 – od poniedziałku do piątku w godz. 07.00–18.00,
- podczas e-wizyty,
- w dowolnej placówce ZUS,
- korzystając z instrukcji „PUE – rejestracja i logowanie”,
- korzystając z instrukcji „PUE – krok po kroku dla płatników”.
Podstawa prawna
Obowiązek założenia konta na PUE ZUS wynika z art. 1 pkt 15 i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. poz. 1621)
ZUS
